Số hóa và lưu trữ dữ liệu điện tử tập trung.

Lựa chọn hệ thống thông tin dùng chung

Văn bản chỉ rõ hệ thống phần mềm cần được thiết kế với khả năng cấu hình linh hoạt, có thể điều chỉnh theo thay đổi của quy trình nghiệp vụ và yêu cầu đầu vào đầu ra. Phần mềm phải hỗ trợ xử lý dữ liệu động, tạo lập báo cáo tùy biến và đáp ứng các yêu cầu vận hành trong quá trình sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính.

Tính ổn định và hiệu suất hệ thống là tiêu chí ưu tiên. Những nền tảng đã triển khai thực tế, vận hành ổn định, ít lỗi và có phản hồi tích cực từ người dùng sẽ được khuyến nghị lựa chọn. Việc đánh giá không chỉ dựa trên lý thuyết mà cần căn cứ vào dữ liệu vận hành thực tế, có thể kiểm chứng.

Hệ thống phải tương thích với các nền tảng tích hợp dữ liệu cấp quốc gia (như LGSP, NDXP), hỗ trợ giao thức mở và tích hợp với hệ thống định danh số quốc gia, bảo đảm liên thông và thống nhất trong toàn bộ hệ sinh thái số của chính quyền.

Trong quá trình hợp nhất các đơn vị hành chính, việc nhập dữ liệu từ các hệ thống cũ cần được thực hiện chính xác, không làm sai lệch thông tin. Metadata và lịch sử truy cập phải được giữ nguyên để phục vụ cho công tác truy vết, hậu kiểm khi cần thiết.

Các yêu cầu về bảo mật, truy vết, và phân quyền sử dụng phải được tích hợp trong thiết kế hệ thống. Hệ thống cần phân quyền linh hoạt theo vai trò, khu vực và cơ cấu tổ chức cụ thể. Đồng thời, hệ thống phải đi kèm tài liệu kỹ thuật đầy đủ, có kế hoạch đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm.

Lưu trữ và bảo toàn dữ liệu

Cùng với lựa chọn hệ thống, công tác lưu trữ và bảo toàn dữ liệu giữ vai trò quan trọng, đặc biệt trong quá trình chuyển đổi hành chính. Dữ liệu phải được phân loại theo giá trị sử dụng và ưu tiên lưu trữ tập trung đối với dữ liệu nghiệp vụ thiết yếu. Metadata, lịch sử chỉnh sửa và nhật ký truy cập cần được sao lưu định kỳ, bảo đảm truy xuất khi cần.

Văn bản nhấn mạnh việc sử dụng các định dạng mở như PDF/A, XML, CSV để tránh phụ thuộc vào công nghệ độc quyền, đồng thời giúp đảm bảo khả năng chuyển đổi linh hoạt khi thay đổi hệ thống trong tương lai.

Cục Chuyển đổi số Quốc gia giao Sở Khoa học và Công nghệ địa phương chủ trì tham mưu cho UBND tỉnh, thành phố về địa điểm lưu trữ dữ liệu điện tử tập trung. Các Sở này cũng phối hợp với Sở Nội vụ để kiểm tra việc sao lưu, số hóa dữ liệu trước thời điểm tổ chức mô hình chính quyền mới. Việc rà soát toàn bộ hệ thống kể cả hệ thống thuê ngoài hoặc đầu tư nội bộ phải được hoàn tất đầy đủ, toàn vẹn và bảo đảm khả năng phục hồi.

Văn bản không chỉ đưa ra hướng dẫn kỹ thuật mà còn thể hiện định hướng lâu dài cho việc xây dựng một hệ thống thông tin hành chính hiện đại, an toàn, liên thông, góp phần tạo nền tảng số vững chắc trong quản lý nhà nước thời kỳ mới.